Yönetim Sistemi

KALİTE POLİTİKASI

HIZLI ERİŞİM

Yönetim ve İdari Birimlerin Yapısı

2018 BİDR raporunda da belirtildiği gibi Fakültemiz; 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu’nun yürürlüğe girmesiyle stratejik yönetim anlayışını benimsemiştir ve Fakültemize ait yönetsel ve idari yapılanma şemasına (https://ziraat.erciyes.edu.tr/yonetim/Organizasyon-Semasi/Seyrani-Ziraat-Fakultesi/5/143) Fakültemiz web sitesinden ulaşılabilmektedir.

Fakültemizde görev, yetki ve sorumluluklar 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu esas alınarak tanımlanmıştır. Fakülte Dekan, iki Dekan Yardımcısı ve Fakülte Sekreteri ile Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu ve Bahçe Bitkileri, Bitki Koruma, Biyosistem Mühendisliği, Tarla Bitkileri, Tarımsal Biyoteknoloji, Toprak Bilimi ve Bitki Besleme ile Zootekni Bölümlerinden oluşan bir yönetim yapısına sahiptir.

Fakültede bölümlere ait ortak bir sekreterlik birimi bulunmakla birlikte idari ve akademik faaliyetlerle ilgili büro işleri ilgili Dekan Yardımcısı ve Fakülte Sekreteri tarafından koordine edilmektedir.

Örgütlenme bünyesinde kurullar, bölümler, anabilim dalları, fakülte kurullarının görevleri ve sorumlulukları, dekan yardımcılarının sorumlulukları, bölüm ve anabilim dalı başkanlarının görevleri ve sorumlulukları tanımlanmıştır. Oluşturulan komisyonlar yönetime destek olmakta ve anabilim dalları dengeli bir biçimde temsil edilmektedir. Fakülte bu örgütlenme şekliyle misyonunu, amaç ve hedeflerini gerçekleştirebilecek durumdadır (https://ziraat.erciyes.edu.tr/kadromuz/Akademik-Kadro/Seyrani-Ziraat-Fakultesi/3/12 ; https://ziraat.erciyes.edu.tr/kadromuz/Idari-Kadro/Seyrani-Ziraat-Fakultesi/3/13). 2018 BİDR’de belirtilidiği gibi Fakültemize ait iç kontrol eylem planı bulunmamaktadır (https://ziraat.erciyes.edu.tr/hakkimizda/Raporlar/Seyrani-Ziraat-Fakultesi/1/139). İç kontrol uyum eylem planı kurum düzeyinde uygulanmaktadır.

İşe alımlarda; açıktan ve naklen kadro kontenjan tahsis istemi ve kullanılması işlemleri Üniversitemiz Personel Daire Başkanlığı (https://personeldb.erciyes.edu.tr/) tarafından yürütülmektedir. İç kontrol standartlarına uyum sürecinde iş akış şemaları oluşturulmuş ve genişletilmiş ayrıca görev tanımları da hazırlanarak Fakültemize ait web sitesinde yayınlanmıştır (https://ziraat.erciyes.edu.tr/hakkimizda/Hizmet-Standartlari/Seyrani-Ziraat-Fakultesi/1/153).

Kaynakların Yönetimi

Fakültemizde 2019 yılı sonu itibariyle toplam 59 akademik personel, 8 idari personel görev yapmaktadır. Fakültemiz halen öğretim elemanı ihtiyacını tam olarak tamamlayamamış ve bu konuda genişleme yolunda olan bir birim durumundadır.

Erciyes Üniversitesi Ziraat Fakültesinde 2019-2020 eğitim-öğretim döneminde lisans 930 ve lisansüstü 325 olmak üzere toplam 1255 öğrenci bulunmaktadır. Personel istihdamı, üst görevlere atanma ve özlük hakları gibi hususlar ile ilgili olarak yasal düzenlemeler doğrultusunda hareket edilmektedir.

Rektörlük tarafından atanan personellerin Fakültemiz içerisindeki birimlere yetkinlikleri doğrultusunda görevlendirilmeleri yapılmaktadır. Gerekli görüldüğü taktirde personelin eğitimi, üniversitemiz Hizmet içi Eğitim Yönetmeliği kapsamında Rektörlük tarafından düzenlenen eğitimlerle verilmektedir. Fakültemizde personele yönelik tıbbi ilk yardım ve iş güvenliği vb. konularda eğitimler düzenlenmektedir (Ek-5.1 ; Ek-5.2 ; Ek-5.3).

2018 BİDR'da belirtildiği üzere her yıl temmuz ayında bir sonraki yıl için; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun "Orta vadeli program, mali plan ve bütçe hazırlama rehberi" başlıklı 16 ncı ve 17 nci maddeleri çerçevesinde planlanarak e-bütçe sistemi üzerinden onaylanan Fakültemiz bütçesi ile ilgili görevlerin ifa edilmesinde yetki ve sorumluluk dekanın uhdesindedir. Planlamanın dışında bütçe ödeneği yetersizliği durumunda ilgili mevzuat hükümleri gereğince Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’ndan ek ödenek talep edilmekte ve Üniversitemiz Bütçesinden kaynak aktarılarak ihtiyaçlar giderilmektedir. Bu doğrultuda Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) ve Bütünleşik Mali Yönetim Sistemi (MYS) kullanılmaktadır. Fakültemizde, bütçe uygulama sonuçları, temel mali tablolara ilişkin açıklamalar, mali denetim sonuçları vb. verileri içeren Birim Faaliyet Raporu Rektörlük Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı’na yıllık olarak sunulmaktadır.

Taşınır ve taşınmaz kaynaklar önceki raporlarda belirtildiği üzere Dekanlık Bütçesi ve proje tabanlı kurum hissesi bütçelerinden karşılanmaktadır. Birimlerden taşınır ve taşınmaz kaynaklara yönelik talepler Dekanlık tarafından alınarak taşınır ve taşınmaz kaynakların yönetimi Yönetim Kurulunda değerlendirilmektedir. Bu konuda çalışma alanlarının yeniden düzenlenmesi için bazı çalışmalar yapılmıştır (Ek 5.4 ; Ek 5.5).

Bilgi Yönetimi Sistemi

Fakültemizde, Üniversitemiz genelinde kâğıt ve fiziksel taşıma ihtiyacını ortadan kaldıran bilgi yönetimi amacıyla hayata geçirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) aktif bir şekilde kullanılmaktadır. Bu sistemde kurum içi yazışmalar takip edilmekte ve dolaşımda olan tüm belgelerin belirli klasörlerde tutulması ve geri çağrılması mümkün olabilmektedir. Fakültemizde, Üniversitemiz tarafından eğitim öğretim alanında geliştirilmiş olan Öğrenci Bilgi Sistemi (OBİSİS) kullanılmaktadır. Öğrenci değerlendirmelerine ilişkin veriler yine sistem üzerinden yayınlanan ve öğrencilerin katılımıyla gerçekleşen anketler üzerinden yapılarak toplanmaktadır. Fakültemizde bilgi sirkülasyonu dekanlık sekreterliği aracılığıyla oluşturulan e-posta grupları (tüm akademik ve idari personel) vasıtasıyla yürütülmektedir. Bu yolla ilgili grubun/grupların bilgilendirilmesi ivedilikle yapılabilmektedir. Ayrıca kurum içi PEYOSİS, e-Kampus, Akademik Veri Yönetim Sistemi (AVESİS), BAP Proje Yönetim Sistemi (BAPSİS) ve Akademik Teşvik Otomasyon Sistemi (ATOSİS) kullanılmaktadır.

2018 raporumuzda belirtildiği üzere Kurum düzeyinde elde edilen veriler dönemsel olarak basılmakta ve web sayfasında kamuoyuna duyurulmaktadır (https://www.erciyes.edu.tr/Tum-Duyurular/0). Bununla birlikte Fakültemiz web sayfasında; Fakültemizde gerçekleştirilen kongre, sempozyum, seminer ve kurs vb. etkinlikler güncel olarak ilan edilerek kamuoyuyla paylaşılmaktadır. Ayrıca eğitim-öğretimle ilgili olarak web sayfası üzerinden akademik takvim, ders programları, önemli tarihler vb. bilgiler paylaşılmaktadır (https://ziraat.erciyes.edu.tr/).

Fakültemizde, 2017-2021 Stratejik Planında belirlenen anahtar performans göstergeleri, personelin her yıl düzenli olarak hazırladığı birim faaliyet raporu, stratejik plan izleme ve değerlendirme raporu, birim iç değerlendirme raporu gibi değerlendirme raporları ile değerlendirilmektedir (https://ziraat.erciyes.edu.tr/hakkimizda/Raporlar/Seyrani-Ziraat-Fakultesi/1/139).

OBİSİS aracılığı ile her dersin başarısı sayısal ve grafiksel olarak saptanmaktadır. Böylelikle gerek öğrencilerin gerekse dolaylı olarak öğretim üyesinin performanslarının değerlendirilmesine devam edilmektedir (Ek 5.6). Ayrıca fakültemiz web sitesi üzerinde yapılmaya başlanan anketler ile hem öğrenci hem akademik ve idari personel hem de dış paydaşlar tarafından geri bildirim alınması sağlanmıştır (https://ziraat.erciyes.edu.tr/belgeler/Anket-Formlari/Seyrani-Ziraat-Fakultesi/7/154). Fakültemizde anahtar performans göstergeleri, her yıl düzenli olarak toplanan faaliyet raporları gibi değerlendirme raporları ile değerlendirilmektedir (https://ziraat.erciyes.edu.tr/hakkimizda/Raporlar/Seyrani-Ziraat-Fakultesi/1/139). Ayrıca Araştırma Görevlisi, Öğretim Görevlisi için yılda bir ve Doktor Öğretim Üyesi kadrosunda bulunan öğretim elemanları için iki yılda bir olmak üzere faaliyet formları toplanmaktadır (Ek 5.7 ; Ek 5.8).

Birim Dışından Tedarik Edilen Hizmetlerin Kalitesi

Fakültemizde kurum dışından; doğalgaz ve aboneliğe bağlı hizmet alımları temin edilmektedir (Ek-5.9 ; Ek-5.10). Bununla birlikte satın alma işlemleri; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kontrol Kanunu ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun belirlemiş olduğu ilkelere göre yürütülmektedir. İlgili Mevzuat hükümleri gereğince; birim dışından alınan hizmetlerin uygunluğu, kalitesi ve sürekliliği güvence altına alınmakta süreç, Fakültemiz muayene kabul komisyonu marifetiyle tamamlanmaktadır (Ek-5.11).

Yönetimin Etkinliği ve Hesap Verebilirliği, Kamuoyunu Bilgilendirme

Özellikle öğrencilerimiz ve personelimiz ile iletişimi sağlamak amacıyla, Fakültemizde gerçekleşen ya da gerçekleşecek olan bilimsel ve sosyal etkinlikler, akademik yükselmeler, özel konular ve gündem konuları ile ilgili yazılar, sınav ve ders programları vb. veriler web sayfasında düzenli olarak yayınlanmaktadır. Sosyal sorumluluk projeleri kapsamında belirli konularda faaliyetler yapılarak kamuoyunun bilgi sahibi olması sağlanmaktadır (https://ziraat.erciyes.edu.tr/HM/Hizli-Menu/5).

2019 yılından itibaren Fakültemiz Yönetim Kurul kararları web sitemizde paylaşılmaya başlanmıştır (https://ziraat.erciyes.edu.tr/yonetim/Fakulte-ve-Yonetim-Kurulu-Kararlari/Seyrani-Ziraat-Fakultesi/5/156). Birimimiz bünyesinde faaliyet gösteren tüm laboratuvarlarımızın bilgiler E-devlet üzerinden paylaşılmıştır (Ek-5.12). Fakültemiz ile ilgili bilgiler web sayfamızda periyodik bir şekilde açık, şeffaf ve güncel olarak kamuoyu ile paylaşılmaktadır (https://ziraat.erciyes.edu.tr/). Birimimizde Toprak Bilimi ve Bitki Besleme Laboratuvarı, Tarım ve Orman Bakanlığı yetkili analiz laboratuvarı olarak 2019 yılı onayını alarak faaliyetlerine devam etmektedir (Ek-5.13).

Fakültemizde her yıl düzenlenen; Faaliyet, Stratejik Plan İzleme ve Değerlendirme ve Birim İç Değerlendirme Raporlarındaki beyanları ile sorumluluklarını yerine getirmektedir (https://ziraat.erciyes.edu.tr/hakkimizda/Raporlar/Seyrani-Ziraat-Fakultesi/1/139). Fakültemizin, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayım faaliyetleri ve bu faaliyetleri ile ilgili esasları, plan, program ve eğitim-öğretim takvimini kararlaştırmak üzere Fakülte Kurulu; Fakülte Kurulunun kararları ile tespit ettiği esasları uygulamak, yatırım, program, bütçe tasarısı, öğrencilerin kabulü, ders intibakları ve çıkarılmaları, eğitim-öğretim ve sınavlara ait işlemleri yürütmek üzere Fakültemiz Yönetim Kurulu periyodik olarak toplanmaktadır (Ek-5.14 ; Ek-5.15).